کنترل موجودی و افزایش سودآوری با نرم افزار مدیریت هزینه

یکی از تفاوت های مهم کسب و کارهای موفق با کسب و کارهای شکست خورده، نوع مدیریت هزینه ها و برنامه ریزی برای بودجه بندی است. در واقع عدم کنترل هزینه ها یکی از چالش های بزرگ شرکت های مختلف به شمار می رود که در درازمدت می تواند تاثیر منفی بر سودآوری و رشد مجموعه بگذارد.

افراد مختلف، راهکارهای متفاوتی برای کنترل هزینه ها دارند؛ عده ای با استفاده از نرم افزار حسابداری شخصی برای کامپیوتر یا موبایل و عده ای دیگر هم به صورت دستی، به ثبت و نظارت امور مالی می پردازند و ترجیح می دهند از نرم افزار مدیریت هزینه استفاده نکنند.

ما نیز در این مقاله تلاش کردیم چند راهکار ساده برای مدیریت آسان تر هزینه ها ارائه دهیم که می تواند به طور مستقیم بر کنترل امور مالی مجموعه تاثیر به سزایی بگذارد. مهم ترین مواردی که در این مطلب به آن می پردازیم عبارت است از:

• دو رویکرد رایج مدیران برای کنترل هزینه ها
• راهکارهای مهم و کاربردی برای مدیریت هزینه کسب و کار
• استفاده از نرم افزار حسابداری، بهترین راه حل برای کاهش هزینه ها
• 3 نکته مهم در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت هزینه

همه ما با این فرمول ساده « هزینه – درآمد = سود » آشنایی داریم و می دانیم میزان سود، رابطه مستقیمی با سطح درآمد دارد و بنابراین هنگامی که با کاهش درآمد رو به رو هستیم، بهترین راهکار، کم کردن هزینه ها و مدیریت صحیح آن است.

اما… مدیران کسب وکارهای مختلف در این گونه مواقع استراتژی های متفاوتی برای افزایش درآمد و کنترل هزینه دارند که در ادامه به آن می پردازیم.

2 رویکرد رایج مدیران برای کنترل هزینه ها

افزایش قیمت کالا و پرداخت هزینه های اضافی، دو استراتژی رایج اما محکوم به شکست!

همان طور که گفتیم، در هنگام رو به رو شدن با چالش ها، مدیران مجموعه های مختلف، دارای رویکردی متفاوت از هم هستند. 2 استراتژی رایج که اکثر صاحبان کسب و کار در پیش می گیرند به شرح زیر است:

1. در حالت اول به برآورد دقیق هزینه ها پرداخته و سپس مقادیر به دست آمده را تقسیم بر قیمت کالاهای مختلف می کنند. به این ترتیب قیمت هر کدام از اقلام به نسبت مشخص افزایش یافته و گران تر می گردد. این رویکرد در نهایت، به دلیل در نظر گرفتن قیمت های غیرمنطقی با کاهش تقاضای مشتری رو به رو می شود و سودآوری مجموعه را کاهش می دهد.
2. در رویکرد دوم اما مدیران مجموعه تلاش می کنند که با قیمت سابق و مشابه رقبا به فعالیت های خود ادامه دهند. هزینه های اضافی هم با نرم افزار مدیریت هزینه محاسبه و به طور مستقیم پرداخت می نمایند که این استراتژی نیز در نهایت، منجر به کاهش سودآوری سازمان می گردد.

با بررسی این دو رویکرد می توان به سادگی متوجه شد که هیچ کدام، گزینه ای مناسب برای کنترل هزینه ها نیستند و چه بسا اثر منفی نیز داشته و باعث افزایش مخارج کسب و کار نیز شوند.

و اما… حالا سوال مهمی که با آن رو به رو هستیم این است که پس چه تکنیک ها و راهکارهایی می تواند به مدیریت بهتر هزینه ها کمک کند؟ در ادامه به این سوال مهم پاسخ داده ایم.

راهکارهای مهم و کاربردی برای مدیریت هزینه کسب و کار

7 نکته طلایی که کنترل هزینه های کسب و کار را آسان می کند!

1.    مدیریت زمان

داشتن زمان کافی برای انجام دقیق و درست مسئولیت ها

با داشتن وقت کافی برای انجام وظایف مختلف، کیفیت کار شما افزایش پیدا کرده و به این ترتیب نیازی نیست امور مختلف را به صورت شتاب زده انجام بدهید. این امر در نهایت احتمال خطا را کاهش می دهد و بنابراین دیگر نیازی به صرف هزینه برای جبران اشتباهات نیست.

مهم ترین اقداماتی که برای مدیریت زمان لازم است انجام دهیم شامل موارد زیر است:

• می توانید از افرادی که با آن ها در ارتباط هستید بخواهید که به جای برقراری تماس های طولانی مدت، درخواست خود را به شکل پیام برای شما ارسال کنند.
• نیازی به حضور در تمامی جلسات نیست و می توانید سرپرست بخش های مختلف را موظف کنید تا جلسات هفتگی مورد نیاز را برگزار کرده و سپس از آن ها گزارش دریافت کنید.

2. کنترل موجودی

خرید کالاهای پرفروش و عدم صرف هزینه برای اقلام با تقاضای کمتر

کنترل موجودی نیز یکی دیگر از راهکارهای مفید برای کاهش هزینه ها است. در واقع با در نظر گرفتن استراتژی مشخص برای کنترل موجودی محصولات، می توان به راحتی تعداد کالاهای با تقاضای کم را محدود کرده و در مقابل، تعداد کالاهای با تقاضای بیشتر را افزایش داد. البته نرم افزار صدور فاکتور رایگان برای کامپیوتر نیز ابزاری کاربردی است که گزارش های پیشرفته و مفیدی درباره اقلام پرفروش ارائه می دهد که به تصمیم گیری بهتر در این مورد کمک می کند

به این ترتیب به کمک نرم افزار مدیریت هزینه از صرف هزینه های اضافی برای کالاهایی که نیازی به آن ها نیست جلوگیری می گردد؛ همچنین دیگر نیازی نیست که فضای انبار به نگه داری از این اقلام اختصاص داده شود.

3. به روز بودن

داشتن تعامل با اطرافیان برای آگاهی از تغییرات بازار

ارتباط موثر با فروشندگان را دست کم نگیرید تا از قوانین جدید قراردادها مطلع  شده و از تغییرات مختلفی که در قیمت گذاری ها حاصل می گردد، آگاه شوید. در صورت افزایش قیمت کالاها در بازار می توانید این درصد افزایش قیمت را بر روی اقلام شرکت خود نیز اعمال کنید. بنابراین با به روز بودن، به سادگی از تغییرات بازار آگاه شده و می توانید به کنترل هزینه ها بپردازید.

4. مدیریت تسهیلات پرداختی

دریافت وام برای بخش های دارای بازدهی بالا

همه ما می دانیم که دریافت وام برای سرمایه گذاری در بخش های مختلف کسب و کار ضروری است. اما نکته ای که باید به آن توجه شود صرف هزینه برای بخش هایی است که مطمئن هستیم دارای بازدهی بالایی است؛ به طوری که می توان به کمک سود آن هزینه بهره وام را پرداخت نمود.

بنابراین قبل از اینکه اقدام به دریافت تسهیلات نمایید، حتما به این نکته مهم توجه داشته باشید تا برای بازپرداخت وام، مجبور به استقراض از دیگران نشوید؛ چرا که در این صورت کسب وکار شما با زیان رو به رو خواهد شد. به کمک نرم افزار مدیریت هزینه نیز می توانید جزئیات تسهیلات دریافتی و تاریخ پرداخت اقساط را مدیریت کنید.

5. کنترل تعداد کارمندان

پرداخت حقوق و دستمزد بر اساس بازدهی کارکنان

گرچه منابع انسانی در یک مجموعه، ستون و پایه های کسب و کار به شمار می روند؛ اما به منظور کنترل بهتر هزینه ها نیاز است تا براساس بازدهی که دارند، پرداخت حقوق به آن ها صورت بگیرد. به این ترتیب می توان به هر پرسنل بر اساس میزان ارزش آفرینی که دارد، حقوق پرداخت کرد و به میزان قابل توجهی در هزینه ها صرفه جویی نمود. همچنین در صورت عدم نیاز ، می توان به تعدیل نیرو پرداخت تا هزینه های مورد نظر صرف بخش های دیگر کسب و کار گردد.

6. در نظر گرفتن حساب تجاری جداگانه

تفکیک هزینه های شخصی و کاری از هم

حتی اگر بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین را هم داشته باشید تا بتوانید تمامی امور مالی کسب و کار خود را مدیریت کنید، باز هم در صورت عدم تفکیک هزینه های شخصی و کسب و کار، نباید انتظار مدیریت درست هزینه ها را داشته باشید؛ چرا که علاوه بر پیچیده تر شدن حساب و کتاب ها، با دردسرهای مالیاتی نیز رو به رو خواهید شد.

بنابراین توصیه می کنیم حتما اقدام به افتتاح حساب جداگانه برای کلیه درآمدها و هزینه های کسب و کار خود نموده و با نرم افزار مدیریت هزینه، مخارج شخصی خود را مجزا و از هم تفکیک نمایید.

7. استفاده از نرم افزار مدیریت هزینه

ابزاری سریع و آسان برای پیش بینی و کنترل هزینه ها

مهم ترین راهکار و تکنیک به منظور مدیریت دقیق تر هزینه ها، استفاده از نرم افزار حسابداری مالی است که به دلیل داشتن امکانات و قابلیت های متعدد، می تواند در سریع ترین زمان ممکن و بدون خطا و اشتباه، داده های مختلف را تحلیل کرده و اطلاعات جامع و کاملی در خصوص نحوه بودجه بندی، پیش بینی و کنترل هزینه ها ارائه دهد.

خب! با هم 7 تکنیک طلایی برای کاهش هزینه های کسب و کار را شناختیم. اما در کنار تمامی این شیوه های کاربردی و مفید، یکی از روش ها تاثیر به سزایی در مدیریت هزینه ها و افزایش بازدهی کسب و کار دارد که در ادامه به طور مفصل به آن پرداخته ایم.

استفاده از نرم افزار حسابداری، بهترین راه حل برای کاهش هزینه ها

دریافت گزارش های تحلیلی برای تحلیل هزینه ها و برنامه ریزی دقیق

یکی از راهکارهای اساسی برای کنترل و نظارت دائمی بر درآمد و هزینه های کسب و کار، انتخاب بهترین نرم افزار در میان لیست نرم افزارهای حسابداری مورد تایید دارایی می باشد. مهم ترین دلایل ضروری بودن نرم افزار مدیریت هزینه می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• دقت بالا در انجام و ثبت محاسبات
• امکان بودجه بندی و تحلیل آسان هزینه ها
• ارائه گزارش های پیشرفته و کامل برای تحلیل درست داده ها
• عملکرد صحیح و بدون اشتباه در بخش های مختلف حسابداری
• امکان برنامه ریزی دقیق برای برای حساب های مختلف بدهی، اقساط و …
• پرداخت آنلاین قبوض در سریع ترین زمان ممکن

حالا که دانستیم نرم افزار حسابداری می تواند برای نظارت بر حساب و کتاب مشاغل مختلف گزینه ای عالی و بی نظیر باشد، با این سوال مهم رو به رو می شویم که چگونه می توان بهترین نرم افزار مدیریت هزینه را انتخاب کرد؟ با ما همراه باشید تا به این سوال مهم پاسخ دهیم.

3 نکته مهم در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت هزینه

سازگار با کسب و کار، ارائه گزارش های پیشرفته و قیمت مناسب، سه فاکتور مهم در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری

امروزه به دلیل تنوع بالای نرم افزارهای حسابداری، انتخاب یک برنامه حرفه ای و کامل دشوار بوده و ممکن است کمی سردرگم شویم.

اما… از آنجایی که انتخاب یک نرم افزار مدیریت مالی تاثیر به سزایی در رشد و پیشرفت کسب و کارها دارد، بنابراین ذکر 3 نکته برای کمک به انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت هزینه ها، خالی از لطف نیست.

1. متناسب با نیازهای کسب و کار

حتما لازم است اقدام به خرید نرم افزار مدیریت هزینه متناسب و سازگار با نیازهای کسب و کار نماییم تا در آینده، مجبور به صرف هزینه مجدد برای تهیه نرم افزار حسابداری مناسب نشویم. به عنوان مثال نرم افزار حسابداری پوشاک دارای بخش های متفاوت با نرم افزار لوازم خانگی می باشد.

2. قیمت مناسب

نرم افزار مدیریت هزینه ها در کنار تمام امکاناتی که دارد، باید دارای قیمت مناسبی هم باشد تا خرید آن در کنار سایر هزینه های کسب و کار، منطقی و امکان پذیر باشد. همچنین امکان دریافت به روزرسانی ها را داشته باشد تا نیاز به پرداخت هزینه برای تهیه نرم افزار پیشرفته تر نداشته باشیم.

3. ارائه گزارش های تحلیلی

همه ما می دانیم گزارش ها نقش مهمی در تصمیم گیری مدیران داشته و در مدت زمان کم، اطلاعات زیادی در خصوص امور مالی یک سازمان می دهند. بنابراین یک نرم افزار حسابداری حرفه ای، باید اطلاعات مفیدی در خصوص خرید و فروش، پرداخت مالیات و… ارائه دهد تا در نهایت به برنامه ریزی مالی یک کسب و کار کمک کند.

جمع بندی

خب! به پایان مقاله رسیدیم. در این مطلب ابتدا تلاش کردیم با دو رویکرد متداول و نادرست مدیران برای مدیریت هزینه ها، آشنا شویم. سپس 7 راهکار مناسب و کاربردی برای کنترل هزینه ها را بیان کردیم که عبارتند از: 1. مدیریت زمان 2. کنترل موجودی 3. به روز بودن 4. مدیریت تسهیلات 5. کنترل تعداد کارمندان 6. تفکیک حساب تجاری از شخصی و 7. استفاده از نرم افزار حسابداری که مهم ترین آن ها می باشد.

در ادامه به دلایل مهم اهمیت بالای خرید نرم افزار مدیریت هزینه ها پرداختیم و به عنوان نکته پایانی به 3 نکته مهم برای انتخاب بهترین برنامه حسابداری اشاره کردیم. امیدواریم این مقاله راهنمای جامعی برای نحوه کنترل هزینه های کسب و کار برای شما باشد.